Pour les amoureux des nouvelles méthodes agiles qui pensent que ces concepts sont californiens et ont moins de 30 ans… désolé de vous décevoir, toute cette philosophie géniale et progressiste a commencé à voir le jour dans les années 50.
Le visionnaire de l’amélioration continue c’est Edwards Deming… Rien de moins que le gars qui a conceptualisé l’illustre Roue de Deming (Plan-Do-Check-Adjust).
Deming est américain et a rôdé ses méthodes pendant la guerre 40, alors qu’il est chargé par le gouvernement d’écrire des processus pour booster la production d’équipements
militaires. Au passage, c’est pas dingue de se dire que des avions de guerre comme le P38, le P51, le F4U corsair sont le fruit de programmes de développement de moins de 2 ans, avec une mise en production immédiate?...
Donc, après la guerre, il en était pas à ses débuts Deming, et il avait même créé un programme de formation sur le sujet à Stanford. N’empêche que ce sont les Japonais qui, les premiers, vont vraiment s’approprier ses théories et plonger dans le grand bain de l’amélioration continue. Normal en un sens: en Occident on avait pas du tout de problèmes de capitaux alors les big boss de l'industrie lui ont répondu « pourquoi changer une équipe qui gagne? ».
La situation est tout autre au japon vers le début des années 50’: Ils ont l’ambition de se relever industriellement et économiquement, mais n’ont pas un sou en poche. Alors ils vont chercher à faire le job avec le tiers du budget, et pour cela, il fallait se montrer créatif et pragmatique.
Bref, c’est au sein des usines Toyota, dans le Japon des années 50, que le Kaizen a vu le jour et a pris de l’ampleur au fil du temps, jusqu’à s’imposer un peu partout dans le monde.
Allez, un peu d’étymologie… Kaizen est la contraction de deux mots japonais :
kai, qui signifie « changement »
zen, qui signifie « meilleur »
L’idée fondamentale de la méthode Kaizen est qu’il est possible de réaliser de très grandes choses, en impulsant de petits changements jour après jour.
En bonne méthode d’amélioration continue, l’idée maitresse, c’est que l’objectif fixé s’atteint lentement, mais sûrement.
Les grands principes de la méthode Kaizen
Plusieurs grands principes régissent le système Kaizen :
La remise en question doit être perpétuelle : il est important de rester proactif et d’anticiper l’arrivée de problèmes éventuels. Réfléchir à améliorer les pratiques existantes est également indispensable.
La perfection n’est pas le but recherché : l’idée n’est pas nécessairement d’atteindre un résultat parfait, mais plutôt d’être dans une démarche d’amélioration continue.
La prise en charge des problèmes doit être immédiate : les mauvaises pratiques ne doivent pas s’installer. Être réactif dans le règlement des problèmes permet que la situation n’empire pas, et donc que la résolution des difficultés rencontrées ne soit pas trop coûteuse.
La cause profonde des difficultés rencontrées doit être identifiée : c’est l’identification de la cause racine d’un problème qui va permettre de le régler durablement.
L’implication de l’équipe doit concerner tous ses membres : tout le monde doit se sentir acteur, doit pouvoir exprimer son opinion et ses idées, quel que soit son rang hiérarchique.
On est en plein dans les codes de l'agilité moderne...
Système Kaizen et outils
Truc bien cool, la méthode Kaizen s’appuie sur des outils concrets et faciles à mettre en oeuvre, alors voici les plus connus:
les 5S applicables à tous les niveaux de l'entreprise
Vraiment cet outil est super pour se lancer, car il permet d’identifier facilement des problèmes, de les corriger et de constater de rapides progrès.
Mais attention, pour profiter pleinement des bienfaits des 5S, il est essentiel d’apporter de la rigueur dans l'application et le suivi des règles établies.
Les 5S font référence à 5 termes japonais:
Seiri : se débarrasser de l’inutile. Cela passe nécessairement par l’identification des documents, process, objets, etc. indispensables au bon fonctionnement du projet. Seul l’essentiel doit être conservé - pour le reste, on a pas d'affect, on jette!
Seiton : ranger. Les éléments identifiés comme essentiels doivent être ordonnés, de façon à pouvoir être facilement trouvés dès que quelqu’un en a besoin.
Seiso : nettoyer. Pour une efficacité maximale, les éléments identifiés comme essentiels doivent être soignés et tenus à jour pour que leur utilisation ne représente pas une perte de temps.
Seiketsu : visualiser et élaborer des règles. L’idée de ce point est de pérenniser les actions mises en place dans les points précédents. Les règles instaurées doivent ensuite être communiquées à tous.
Shitsuke : contrôler et valoriser.
C'est certainement pour cause de Seiri que ça s'appelle 5S et pas un joli nom bien sexy qui donne envie de regarder le mode d'emploi. Haha... pragmatisme et rationalité jusque dans le nom... c'est ça aussi le Kaizen
Les 3M du gaspillage
... Encore un mon qui a pas eu leu droit à une agence de comm.
Ici, chacun des M correspond à une source de gaspillage :
Muda : toute activité sans valeur ajoutée, identifiée comme inutile (temps d’attente, traitement d’informations, surplus de stock ou de production, etc.)
Mura : irrégularité dans un processus (équipements ou logiciels peu fiables, absence de contrôle qualité, etc.)
Muri : efforts excessifs ou moyens disproportionnés utilisés pour atteindre l'objectif, le plus souvent une conséquence directe de muda et mura.
Une fois ces sources de gaspillage identifiées, il est plus facile de mettre en place un plan d’action pour les réduire, les simplifier, voire les éliminer.
Le kanban
C’est une méthode visuelle de gestion des flux, qui permet d’optimiser sa capacité de production et sa réactivité… aujourd’hui on appelle ça un ScrumBoard dans les équipes agiles (mais si, vous savez ce que c'est... c'est le truc avec 3 ou 4 colonnes et des des post-its).
Le cycle PDCA de deming
Plan (planifier), Do (mettre en place), Check (Contrôler), Adjust (Ajuster).
Ben là c’est pas dur, c’est un des fondements de toutes les méthodes agiles modernes! Exemple en SCRUM : Product-Backlog+Sprint-Planning / Sprint / Review / Retrospective et on recommence le cycle directement en corrigeant ce qui doit l'être (items et impediments identifiés lors de la review+rétrospective).
Les 5 Pourquoi
Face à un problème, pour identifier sa cause profonde (root-cause), Kaizen préconise de se poser 5 fois la question « Pourquoi ? ».
Au premier « Pourquoi ? », la réponse en appellera un second, et ainsi de suite jusqu’au cinquième, pour arriver (en général) à l’origine du problème... magique, non?
haha... là je me dis qu'il doit être trop fort à ce jeu-là Julien, le fils de mes voisins... ;)
(si vous ne comprenez pas l'anecdote lisez notre article La génération Z va changer le monde de l'entreprise)
Pour conclure, le Kaizen moi ça me fait penser au SCRUM : une méthode super simple à mettre en place et très efficace, pour peu qu'on soit disposé à devenir rigoureux sur l'application des règles du jeu.
Allez, bonne fin de semaine! Tiens, tout ça m'a donné envie de me faire une petite session de Seiri avant le Weekend...